تحليلي بر موانع عملكرد حلقه‌هاي تصميم‌: راهنمايي براي حركت انديشكده‌ها

نگاهي به عملكرد نهادهاي بالادستي در كشور نشان مي‌دهد به فراخور موضوعي كه در دستور كار قرار مي‌گيرد با دعوت از خبرگان نظري يا تجربي، حلقه‌اي از متخصصان جهت هم‌فكري، توليد ايده و هدايت امور با عناوين مختلفي همچون شورا، كميسيون، كميته، ستاد، هيئت، كارگروه و غيره تشكيل مي‌گردد. ليكن مشاهده و تعمق در عملكرد اين حلقه‌هاي تصميم‌سازي در كشور نشان مي‌دهد حركت آنها با موانع و نقاط ضعفي روبروست. از آن جهت كه ماهيت انديشكده‌هاي مركز الگوي اسلامي ايراني پيشرفت نيز يك حلقه توليد فكر و تصميم خواهد بود، شايسته است مركز با نگاه به اين موانع و تلاش براي به حداقل رساندن آنها، مسير حركت انديشكده‌ها را هموار نمايد. البته برخي از اين موانع، ذاتي فعل جمعي است ليكن برخي از آنها ناشي از ضعف و كوتاهي در فعل مديريت است. در ذيل، ضمن اشاره به برخي از اين موانع، راه‌كارهاي عبور از آنها نيز بيان مي‌گردد:

1- دشواري در هماهنگي: تجربه نشان مي‌دهد معضل مهمي كه اكثر حلقه‌هاي تصميم‌سازي را در كشور تهديد مي‌كند محدود بودن توان و فرصت اعضا و دشواري در هماهنگ نمودن يك زمان مشترك براي ديدار اعضا و در نتيجه، حضور نامنظم در جلسات است. در زمينه رفع اين مانع در مركز، طراحي خوبي صورت گرفته است. از تدابير مهم آن‌كه هر انديشكده، خود مي‌بايستي به انجام تقسيم كار ملي همت گمارد و وظايف خود را از مجراي مراكز و مؤسسات پژوهشي محقق نمايد. استفاده از شبكه‌هاي مجازي با عنوان شبكه ارتباطي انديشمندان، راهكار ديگري است كه مركز براي حل محدوديت حضور تعدادي از اعضاي انديشكده‌ها و دستيابي به همفكري در مقياس كلان در نظر گرفته است.

2- فقدان آمادگي قبلي: مانع ديگر، حضور در جلسات بدون انجام كار قبلي و صرفاً بيان في‌البداهه نقطه نظرات است. اعلام دستور جلسات به اعضا در فاصله زماني مناسب قبل از برگزاري جلسه، فرصت لازم را براي تعمق و تفكر بر موضوع جلسه فراهم مي نمايد. راهكار ديگر، توزيع متنِ بيان هر مسأله و پاسخ‌هاي اوليه بين اعضاي حلقه‌ها و حتي دريافت و تجميع و تحلیل نظرات به صورت كتبي است.

3- ابهام در وظيفه فردي: ابهام و نامشخص بودن مسئوليت‌هاي تك تك اعضاي حلقه، در گذر زمان انگيزه همكاري و همراهي را در حلقه به شدت كاهش مي‌دهد. تقسيم وظايف و مسئوليت‌سپاري به هر يك از اعضا براي انجام نظارت و پيگيري‌هاي لازم از ديگر پيشنهادهايي است كه مي‌تواند سطح انگيزش فعاليت اعضا را افزايش دهد.

4- دشواري در بسيج توان گروه‌هاي بزرگ: هرچه اندازه يا حجم يك گروه افزايش يابد بر توان بالقوه فكري آن گروه افزوده مي‌گردد ليكن به همان ميزان، امكان استفاده بهينه از توانايي همه اعضاي گروه كاهش مي‌يابد. يكي از راهكارهاي مناسب جهت كاهش اين دشواري، استفاده از مكانيزم چند لايه‌اي در فعاليت حلقه يا به عبارت ديگر تشكيل حلقه‌هاي كوچك‌تر در درون حلقه‌هاي بزرگ‌تر است. بدين صورت كه تيمي اوليه با تعداد اندك اعضا، بررسي و نگارش اوليه يك متن پيشنهادي را به عهده مي‌گيرد و اصلاح و ارتقاي محتواي متن به صورت لايه‌اي و در حلقه‌هاي بزرگ و بزرگ‌تر به ترتيب صورت می­گیرد. اهميت اين روش از آنجاست كه هر چه، تعداد بيشتري از افراد براي همفكري در نظر گرفته شوند امكان برقراري ارتباط و استفاده از نظرات آنها دشوارتر مي‌گردد و ضروري است در ابتدا سندي در اختيار آنها قرار گيرد كه قوام اوليه را يافته باشد. قطعاً استحصال الگوهاي اوليه مبتني بر هم‌فكري جمع كثيري از صاحب‌نظران خصوصاً با سازوكار سنتي تشكيل جلسه، امري است بس مشكل و پر چالش.

5- رهبري ضعيف حلقه: يكي از خصوصيات تيم‌هاي موفق، وابستگي و تبعيت افراد از يك رهبري است كه عمدتاً در يك فرايند دمكراتيك و مبتني بر صلاحيت‌هاي حرفه‌اي و شخصيتي توسط اعضاي تيم انتخاب مي‌گردد. ايجاد اعتماد و انسجام در اعضا از شاخص هاي مهم سنجش اثربخشي تيم‌هاست كه رهبري هر تيم مسئوليت اصلي ايجاد آن را به عهده دارد. تعريف چشم‌انداز فعاليت تيم و ايجاد انگيزه لازم در اعضا از وظايف رهبر تيم است. داشتن توانايي بالا در اداره جلسات و مديريت سرمايه‌هاي دانشي اعضاي گروه و ايجاد فضاي خلاق از ديگر مهارت‌هاي ضروري براي رهبر حلقه است. لذا مقبوليت رئيس و دبير در بين اعضا از ضروريات موفقيت هر انديشكده است.

6- توجه انحصاري به افراد برجسته: نكته ديگر، توجه انحصاري به افراد برجسته يك حوزه براي تشكيل حلقه علمي و تأكيد بر حضور آنها در جلسات است. افراد بسيار برجسته عمدتاً زمان آزاد كمتري در اختيار دارند و محدوديت هاي بيشتري براي اختصاص زمان و حضور در جلسات دارند. در نتيجه گاهي حلقه‌هايي تشكيل مي‌گردد كه اعضاي آن، كمترين حس تعهد را به مساعي در جهت اهداف آن دارند. به كارگيري محققان جوان، راهي است جهت برون‌رفت از اين محدوديت.

7- سردرگمي در حركت: برخي حلقه‌هاي تصميم‌ بدون داشتن برنامه مشخص حركت، صرفاً به تشكيل جلسات و همفكري بسنده مي‌كنند و تلاش مي‌نمايند به مرور زمان از رهگذر تضارب افكار، روش و مسير حركت را نيز بيابند. اين شيوه اگرچه ممكن است با آزمون و خطا و به تدريج به مسير صواب نائل گردد ليكن ضمن صرف انرژي بسيار، مدتي مديد، فضايي از پيچيدگي و ابهام را بر اعضا حاكم خواهد ساخت. تهيه هدف و نقشه راه عملكرد هر انديشكده توسط اعضاي آن با توجه به ويژگي‌هاي خاص خود، راهكاري است براي ايجاد انگيزه بيشتر و بهتر جهت فعاليت مستمر و مطلوب. داشتن يك نقشه راه شامل مقصد، اهداف، روش و ابزارها در راستاي نيل به درك درست و مشترك و به عبارتي ايجاد يك ذهنيت بين‌الاذهاني در فرايند تعريف مسائل اساسي كشور از ملزومات موفقيت اين حلقه‌هاست.

8- تعارض بين افراد: يكي از نشانه‌هاي تيم‌هاي اثربخش وجود انسجام و يكپارچگي بين اعضاي تيم است. از معضلاتي كه ويژگي انسجام را تحت تأثير خود قرار مي‌دهد سطح بالای تعارض بين افراد است. يكي از اقدامات مؤثر رهبر حلقه علمي، مديريت پديده تعارض در بين اعضاي گروه است. از راه‌هاي اصلي اين امر، شناسايي منابع تعارض و کاهش آن است. في‌المثل سطح درونگرايي و برونگرايي افراد يك تيم با هم متفاوت است. افراد برونگرا ذاتاً تمايل بيشتري به بيان نظرات خود دارند. رهبر تيم بايد فرصت عادلانه‌اي را براي اظهار نظر اعضاي گروه فراهم نمايد.

9- ضعف خلاقيت: انتخاب افراد با سوابق بسيار مشابه در تيم‌هاي فكري اگر چه در ظاهر، به سطح اندك چالش و تعارض منجر مي‌گردد ولي ركود و ضعف خلاقيت را موجب مي‌شود. تنوع دانشي و تجربي اعضا توصيه مي‌گردد زيرا بستر همفكري و تضارب آراء را به وجود مي‌آورد. از طرف ديگر حمايت از نظرات و ايده‌هاي جديد، زمينه تقويت خلاقيت را براي اعضا فراهم مي‌نمايد.

10- ضعف ارتباط حلقه‌ها با يكديگر: يكي از موانعي كه استفاده بهينه از سرمايه دانشي چند حلقه علمي را محدود مي‌نمايد عدم ارتباط اثربخش بين اين چند مجموعه است. الگوبرداري و تبادل ايده بين حلقه‌هاي مختلف خصوصاً در زمينه روش‌هاي انجام كار از طريق برگزاري جلساتي مشترك پيشنهاد مي‌گردد. فعال نمودن شوراي دبيران انديشكده‌ها، سازوكاري است كه مي‌توان با كمك آن، فرايند تبادل تجربيات بين انديشكده‌ها را عملي ساخت. ضمناً خروجی برخی حلقه­ها، ورودی حلقه­های دیگر محسوب می­گردد و تلاش برای طراحی آنچه که نیاز حلقه بعد را برطرف می­نماید یک ضرورت عقلی است.

11- نبود نظام ارزيابي و پايش مؤثر: تعريف سازوكار ارزيابي پيشرفت فعاليت‌ها و نظارت دقيق بر آن و رفع نقاط ضعف در حركت ضروري است. نبود اين نظام حتي گاه به انحراف از اهداف اوليه و يا تسلط ركود و سستي بر عملكرد حلقه فكري منجر مي‌گردد. بازنگري در عضويت افرادي كه كمترين مساعدت را در پيشبرد عملكرد حلقه دارند از طريق اين نظام امكان‌پذير مي‌گردد.

اين موارد حاكي از آن است كه سعي در خلق روش‌هاي نوين براي همفكري و خلق انديشه و غلبه بر محدوديت‌هاي حلقه­هاي فكري، فرايندي است مستمر همچون فرايند طراحي الگو .

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید